人們出于各種原因堅持使用數(shù)據(jù)，但這包括沒有成本的不正確假設(shè)。信息過載會給員工帶來壓力，而不處理信息可能會損害企業(yè)。

保存數(shù)字數(shù)據(jù)很便宜，但其真實成本高于您為存儲支付的費用。我不僅僅是在談?wù)撨\行服務(wù)器、維護所有空調(diào)和其他耗電組件的貨幣和環(huán)境成本。我說的是數(shù)字混亂對你的影響，你的幸福感，以及你感覺自己做得很好的能力。

為了處理數(shù)字混亂和數(shù)字囤積，特別是在工作場所，我們必須從兩個角度考慮它。首先，這一切從何而來？誰在生成所有這些數(shù)據(jù)，為什么？第二，為什么我們覺得有必要保留它，保留它的代價是什么？

微軟一直在提出人工智能（AI）可以幫助員工應(yīng)對過多信息的想法，但該解決方案并沒有解決根本問題，也沒有消除與數(shù)字混亂感相關(guān)的壓力。

人工智能能幫助解決信息過剩問題嗎？

在今年的工作趨勢指數(shù)微軟認為，其名為Copilot的人工智能可以解決與該公司所說的“數(shù)字債務(wù)”相關(guān)的一些問題。在工作中被電子郵件、聊天、會議和報告淹沒，或者信息過載——不是什么新鮮事。新的是微軟提出，人工智能可以通過總結(jié)工人面臨的一些堆積如山的信息來減輕負擔(dān)。例如，如果您錯過了會議，您可以用一段話來總結(jié)所發(fā)生的事情，而不必觀看整個會議的錄音。這是 TL;DR 解決方案。微軟甚至已經(jīng)開始了一些試驗，看看它的效果如何。

“64% 的員工為完成工作而苦苦掙扎” - 微軟工作趨勢指數(shù)報告

我可以想象這個解決方案有意義的場景，比如對于那些無休止地抄送電子郵件并且需要知道正在發(fā)生的事情的要點但不是每個細節(jié)的人來說。然而，在大多數(shù)情況下，使用人工智能對我來說是一種臨時的、短時的解決方案。如果你依靠人工智能為你總結(jié)電子郵件，也許這些消息一開始就不應(yīng)該這么長。

效率沒有捷徑可走

你生活中有多少數(shù)字混亂根本不應(yīng)該被創(chuàng)造？您可能已經(jīng)想過：這次會議應(yīng)該是一封電子郵件?；蛘哌@封電子郵件應(yīng)該是一條 Slack 消息。

對每個人來說，更好的解決方案是投資于提高核心技能，如商務(wù)溝通、寫作和分析。因此，與其讓人工智能總結(jié)一個漫長的會議，我們?yōu)槭裁床慌嘤?xùn)人們?nèi)绾卧跁h上浪費更少的時間呢？沒有人工智能捷徑可以教人們提高效率和生產(chǎn)力。

此外，如果會議、電子郵件或報告不必要地冗長，那么創(chuàng)建它的人已經(jīng)花費了過多的時間和精力來制作這些低效的材料。當(dāng)它們到達受眾時，使用 AI 來總結(jié)它們并不能節(jié)省作者的任何時間。

在工作趨勢指數(shù)中，微軟還表示，“64%的員工正在努力有足夠的時間和精力來完成他們的工作。這些員工說他們也在創(chuàng)新或戰(zhàn)略思維方面苦苦掙扎的可能性要高出三倍半。

同樣，人工智能聽起來不像是正確的解決方案。這些問題聽起來像是來自組織中與工作期望、工作分配以及重視“忙碌”而不是產(chǎn)出有關(guān)的嚴(yán)重錯誤。當(dāng)然，你可以在上面貼上人工智能繃帶，但你的組織在下面仍然效率低下。

人工智能不會緩解你的壓力

“信息太多”或“數(shù)據(jù)太多”的問題不僅僅是你今天如何處理它——這是人工智能可以解決的部分。這也是擁有它的純粹事實。研究人員認為，：數(shù)字囤積與物理囤積并沒有什么不同行為和障礙。問題的核心是兩種相互矛盾的感覺：我淹沒在這種東西中，什么也找不到，但如果有一天我需要它怎么辦？

害怕丟棄某些東西，因為它以后可能有用，并不是來自理性的地方。但是，當(dāng)所討論的對象是數(shù)字對象時，保存它似乎沒有成本，那么為什么不呢？

澳大利亞研究人員認為，代價是個人壓力.我對他們結(jié)論的解釋是，一般來說，人們不會輕視數(shù)據(jù)。信息感覺嚴(yán)肅而重要。也許改變我們對數(shù)據(jù)是什么以及它代表什么的理解可以創(chuàng)造更多的輕松感，我們可以更容易地放手。忽視真正問題的代價

忽視真正問題的代價

自 2000 年代初通過《薩班斯-奧克斯利法案》（在較小程度上，1999 年的《格雷姆-里奇-比利雷法案》部分要求金融機構(gòu)保留電子郵件）以來，美國已經(jīng)制定了管理數(shù)據(jù)保留的法律。組織負責(zé)存儲和維護大量數(shù)據(jù)。其中許多法律措施實際上是為了不銷毀證據(jù)，遵守這些措施是 IT 部門、法律顧問、高管和董事會成員的事情。這與你不清理收件箱沒有任何關(guān)系。

相反，許多組織在法律上不再有義務(wù)保留數(shù)據(jù)時就會刪除數(shù)據(jù)。如果這對他們來說不是那么珍貴，也許你也不需要那樣對待它。

但正如我所說，我們數(shù)字混亂的部分問題是我們一直在制造它。企業(yè)不太擅長給員工時間、空間和資金來發(fā)展他們的核心工作技能，從而減少多余的數(shù)據(jù)生成。短視的思維（更不用說永遠增加利潤的壓力，盡管這是不可持續(xù)的）阻礙了管理者長期發(fā)展員工及其技能的工作。每周花一個小時在商務(wù)寫作課或演講研討會上，比要求人工智能將75張幻燈片的PowerPoint變成10個要點要大得多。

是時候建立新的商業(yè)文化了

抓住我們不需要的數(shù)據(jù)是有代價的，忽視不必要地創(chuàng)建數(shù)據(jù)的員工將從技能培訓(xùn)中受益這一事實就失去了機會。相反，組織應(yīng)該建立一種討論數(shù)據(jù)價值的文化，同時對員工的技能進行新的投資，而不是轉(zhuǎn)向人工智能尋求快速解決方案。